De werkvoorbereider is verantwoordelijk voor de administratieve en praktische voorbereiding, opvolging en afronding van opdrachten binnen atelier, field, LEDA en Vibrometrix. Hij/zij vormt de schakel tussen klant, interne diensten, techniekers en externe leveranciers. De werkvoorbereider zorgt ervoor dat offertes correct en tijdig worden opgemaakt, opdrachten efficiënt worden voorbereid en ingepland, en dat de uitvoering en oplevering volgens de verwachtingen van de klant verlopen.

Doel van de functie:

• Zorgen voor een vlotte en efficiënte doorstroming van informatie en materiaal.
• Waarborgen dat opdrachten binnen de gestelde deadlines, budgetten en kwaliteitsvereisten gerealiseerd worden.
• Administratieve ondersteuning en opvolging bieden aan techniekers, sales en operations.

Takenpakket – Werkvoorbereider

1. Offertebeheer

• Aanmaken van offertes voor herstel, fieldwerken, LEDA en Vibrometrix.
• Registreren van klantgegevens en alle relevante info (reden, transport, bijzonderheden).
• Opvragen van prijzen en levertermijnen bij leveranciers (opvolging vereist).
• Controleren of er vergelijkbare jobs bestaan voor correcte prijsbepaling.
• Afstemmen met sales of operations team (O.T.) voor finale goedkeuring.
• Versturen van offertes en opvolgen van reacties bij de klant.
  

2. Voorbereiding van jobs

• Jobs aanmaken in het systeem (Reform/Deskdrive) op basis van offertes of inkomende goederen.
• Documentatie en werkinstructies opstellen voor techniekers.
• Opstellen van bestellingen bij onderaannemers en leveranciers.
• Verzamelen en klaarzetten van onderdelen/materialen.
• Inplannen van uitvoeringsdata in overleg met klanten en techniekers.
• Status van jobs beheren en communiceren naar klant en interne teams.
  

3. Opvolging tijdens uitvoering

• Ontvangen en controleren van onderdelenleveringen.
• Verzorgen van interne communicatie met techniekers (mapjes, QR-codes, attesten, rapporten).
• Bewaken van deadlines en coördineren van aanpassingen bij vertragingen of problemen.
• Ondersteuning bieden bij technische en administratieve vragen van techniekers.
  

4. Administratieve afhandeling na uitvoering

• Controleren en verwerken van rapportages van techniekers.
• Uploaden en archiveren van rapporten in Deskdrive.
• Verwerken van gewerkte uren en vergelijken met raming.
• Opmaken en laten goedkeuren van leverbonnen.
• Verzenden van rapportages en eindmeldingen naar klanten.
• Opvolgen van ontbrekende PO’s bij klanten.
  

5. Bijkomende taken

• Ondersteunen van de verkoopafdeling bij offerteaanvragen en prijsberekeningen.
• Controleren van werkkarren en rapporteren van tekorten of problemen.
• Signaleren van knelpunten in processen en meewerken aan verbeterinitiatieven.